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打通数据经脉,提升高校整体决策能力

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本文根据夏威夷大学马诺阿分校院校研究办公室主任张杨博士在上海交通大学“2016‘双一流’建设专题研讨会”上所作的报告《提高以数据支持为依托的高校整体决策能力》录音稿整理而成

近日,在上海交通大学举行的“双一流”建设研讨会上,来自夏威夷大学马诺阿分校院校研究办公室的张杨主任,以夏威夷大学为实例,分享了如何提高以数据支持为依托的高校整体决策能力的专题报告。

张杨主任首先简要介绍了其就职单位---夏威夷大学马诺阿分校的基本情况。夏威夷公立大学系统共有十个分校,马诺阿分校是该大学系统的旗舰院校,也是夏威夷唯一一所综合性的世界一流研究大学。马诺阿分校位于夏威夷首府檀香山,依山傍海,气候宜人。在校生中有超过1/3是亚裔,国际学生来自世界126个国家和地区,是美国国内学生种族分布最为多样化的高校之一。该校设有100个本科专业,85个硕士专业,及58个博士专业,国际排名位于150名到350名之间,美国排名位于65名到105名之间。在世界大学学术排名(ARWU)中,与中国大陆的中山大学和西安交大位于同一排名区间(151-200)。

夏威夷大学马诺阿分校的院校研究办公室是该校数据管理、发布,以及为领导层提供决策支持的核心部门。该办公室的宗旨是要通过提供数据信息和研究分析帮助学校满足各种数据汇报,及大学致力于高效发展的决策需求。

据张杨主任介绍,在美国很多院校研究办公室规模不大,但来自各方的数据分析需求很多。一个院校研究办公室的高效运转,离不开在思维和技术上的创新。首先要有的放矢,即明确用户群及他们的具体需求;然后再根据受众的不同需求,规划实施不同的数据支持策略。张杨主任在报告中将用户分成了两部分,一类是大众用户,一类是校内的决策者。

报告中所指的“大众用户”包括政府、企业求职者、合作办学单位、学生、学生家长、董事会、捐赠者等等。这些各个不同的受众对数据的需求和目的有差异,但是他们都有借助数据做某些决定的需求。因此当我们谈到如何提高学校的整体决策能力时,决策者不单单包括传统意义上的校长、院长、办公室主任,还应当将广义上的需要用数据做决定的人含纳进来。比如学生、家长需要更多地了解某个学校及其设置的专业来决定是否报考;捐赠者需要通过了解学校的情况来决定是否给学校捐钱;用人单位,特别是对某个大学不熟悉的单位,可以通过数据对应聘者的毕业院校进行核查和评估。

显而易见,这些非传统意义上的决策者需要做的决定,对大学的管理和发展起着直接或间接的作用。因此院校研究办公室应当正视他们对数据的需求,并极力满足。张杨主任认为,满足众口难调的公众对数据的需求,最重要的是建立一个设计合理、内容丰富的院校研究办公室网站。在手机和平板电脑盛行的今天,推出网站的手机版也尤为重要。

据张杨主任介绍,Mānoa Institutional Research Office (MIRO)的办公室网站历经八个月的设计筹划,于2014年9月正式推出。该网站设有双重导读系统,以易于用户搜寻相关信息;推出在线数据词典,以方便用户导读专业信息。网站亦制作发布多语种网站导览视频,并善于运用极具视觉吸引力的数据可视化图表。该网站运行两年多来,已有来自130多个国家和地区的2万多位访客。

张杨主任在报告中多次强调了院校研究办公室网站的重要性。她认为,院校研究办公室网站既代表了学校的“面子”,又体现了学校的“里子”。很多人都知道如果想要了解一个学校的最翔实的情况,应该去院校研究办公室网站上搜索。因此从某种意义上来讲,院校研究办公室网站已经成为大学重要的门户网站,也是大学形象的代表,这相当于“面子”。那么体现了学校的“里子”是什么意思呢?如果院校研究办公室网站提供内容丰富、条理清晰的数据信息,以及详实高质的分析报告,这也从另外一个角度体现了该大学利用数据对学校进行科学管理的能力。当我们讨论什么是世界一流大学时,一个卓越高效的院校研究办公室及办公室网站也应该是“一流”的标志和体现之一。

针对校内决策者,即校长、副校长、院长、系主任、各办公室负责人,及董事会等的数据需求,张杨认为,院校研究办公室可以建立在线报告生成系统、对定量及定性数据进行整合、发布有声报告、提供数据培训等服务。让决策者通过数据真正了解学校的情况,理解学生及教职员工的所思所想,做出更加合理及有效的决策。

及时高质的数据分析和简单易操作的数据挖掘工具,可以帮助校内决策者及时发现学校可以利用的优势,亟需改进的薄弱环节,以及有潜力的发展机遇。各级决策者可以利用数据,有理有据的科学化地制定和推行决策。另外,院校研究办公室还通过有效的数据沟通策略,搭建大学各部门之间相互沟通理解的桥梁。当人们开始了解学校其他同事的工作和成绩,会自然而然地建立起对其专业和工作的尊重与信任。有了尊重与信任为前提,理解和沟通为基础,学校的一些难题甚至可以不需要投入资源就迎刃而解。

最后,院校研究办公室还可以通过对定性数据的分析和分享,迅速及时地传递师生员工的所思所想。张杨认为,定性研究的重要性在院校研究和高等教育研究中常常被低估。定量分析可以帮助人们对学校的发展趋势有所把握,但很难回答“为什么”和“怎么做”的问题。来自教职员工和学生的声音可以直接明确地解释学校中的某些现象和状况,并提供如何改进的切实建言。学校希望推行的一些高屋建瓴的策略是否真正体现学生需求,并能够与现实情况无缝对接?学生的生活学习中还有哪些希望是学校可以改进的、但目前管理层所忽略的地方?教职员工有哪些不满意的地方,又对学校有什么建言?通过建立定性数据的在线报告生成系统,院校研究办公室可以帮助大学决策者轻松挖掘数据,享受可视化数据带来的高效和乐趣。

张杨主任指出,院校研究办公室人员有限,没有办法做到用数据给所有的人“讲故事”,所以她选择把素材、工具和讲故事的方法提供给决策者。让大家在讲自己的故事的过程中,发现自己的优势和不足。在报告的最后,张杨主任分享了自己在近期工作中总结的心得:“数据的流通与高效管理有紧密的联系。它就像人的经脉,经脉不通,会引发各种问题和不适。把经脉打通,让信息通畅的流通,很多问题会自然而然地迎刃而解”。

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